文件柜整理文件的优缺点

2020-09-21   来源：凯迪亚办公家具

文件柜整理文件的优缺点

 

如前所述，文件归档管理系统，不使用文件柜，这个管理系统也能成立。不过文件柜，对一般的文件保管，是一种极方便的用具。因此，保管一般文件应尽量使用文件柜为好。文件柜保管文件有下列优点：

 

(1)便于文件的分类(大类、中类)

 

比如一个条目的分类，如果是10卷，虽可以在案卷夹背上贴上颜色标记，但这样做起来，也是很费事的，如果使用文件柜，采用导卡，就简单多了，而且查找方便。

 

(2)便于文件细分

 

文件的整理，不能太厚，太厚的案卷应该再细分成几个卷。如果是往返的信函就应细分，要注明“来信”、“发信”，使用文件柜保管文件，文件可以细分，多分出几个案卷，不影响管理效果。

 

(8)便于杂类文件的整理

 

使用文件柜，可以把混合文件卷与专用(专题)文件卷区分开来，减少每卷的文件量，很好管理。混合卷很有效果，但是现在对混合卷利用率不高，在这上面还要下功夫，发挥它的作用。

 

(4)便于不装订案卷的管理

 

也许有人担心，不装订的案卷，容易丢失文件。其实不装订利用起来很方便。我们感到案卷装订实在麻烦。有时为一份文件打孔要专门把文件取下来，而且孔要打在一定的位置上，搞不好，哪个地方弄混了，确实很麻烦。因此，案卷不要装订，向文件库移交时剔除文件也比较方便。特别是纵写与横写的文件订在一起，就更加麻烦。

 

(5)便于提高工作效率，使办公室现代化

 

使用文件柜管理文件，还有一个不可忽视的作用，是对职员精神的影响。桌上文件没有了，柜架、窗台整洁干净，心情舒畅，办事效率就高(某些大公司引进电子计算机，就是为了改善公务员的精神状态，使用现代化手段避免职员偷懒怠工)。

 

当然使用文件柜管理文件也有它的缺点，最大的缺点是价格昂贵。近来，因为许多公司实行全公司文件的集中统一管理，科、室很少再重新购买全套文件柜设备，由于文件管理工作纳入统一管理系统，科、室则没有必要配备过多的文件柜，这样使用文件柜的费用就可以减少一些。使人头痛的是文件柜的规格在日本并不统一，在实行文件统一管理时，暴露出办公用具的购置人员不懂得文件柜的使用规格，造成文件柜购置失误，使得不少公司大费脑筋。

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